Qué es una oficina virtual





Una oficina virtual es en términos simples un espacio virtual en el que se desarrollan actividades y operaciones similares a las que se ejecutan en una oficina tradicional.

Una oficina virtual permite elegir la dirección más conveniente para la empresa desde el punto de vista económico. Además de ello, ofrece una imagen profesional del negocio y con diversos servicios que se ofrecen en forma permanente.

La oficina virtual mediante su recepcionista o secretaria se encargará de atender los pedidos, solicitudes y mensajes que lleguen por email o se comuniquen por teléfono.

Por ejemplo, un emprendedor podría estar de viaje y desde otro país manejar o estar en conocimiento de las solicitudes, pedidos o agendar algunas reuniones.

Evidentemente tener una oficina virtual representa menores gastos respecto de una oficina física pero también implica una gran responsabilidad y dedicación.

Una oficina virtual podría ser la propia casa o departamento del emprendedor que deberá estará acondicionado para que se puedan realizar actividades similares a las de una oficina convencional.

Lo básico es tener una computadora con gran capacidad de almacenamiento y con las aplicaciones necesarias para manejar la oficina virtual y un teléfono fijo donde los clientes puedan comunicarse directamente.

Además, otros elementos básicos son un sitio web con dominio propio, un celular moderno, dirección de email, impresora y por supuesto, algún personal que pueda brindar el trabajo de apoyo al emprendedor.

Dentro de ese personal necesario es fundamental contratar a una secretaria virtual con buenas calificaciones que se encargará de atender las llamadas, responder mails, incluso atender redes sociales respecto de las inquietudes de los clientes.,

Por supuesto, una secretaria virtual se diferencia de la secretaria de una oficina convencional en que no existe una atención presencial con el cliente.

Las empresas y las instituciones públicas ya desde hace algún tiempo han implementado los servicio virtuales para clientes, proveedores y empleados relacionados con la prestación de servicios y comunicación con los usuarios.

Una oficina virtual es un lugar intangible para el cliente pero se pueden ejercer todas las funciones como si fuera una oficina física. Incluso, tienen la gran ventaja de que pueden funcionar las 24 horas del día dando una atención personalizada.

Si bien puede haber algunos gastos, referidos a las personas que trabajan en la oficina virtual atendiendo el teléfono o atendiendo consultas por chat, los gastos en servicios básicos o salarios se reducen y otros como gasolina y renta simplemente no existen.

Así pues, el ahorro que implica poner una oficina virtual respecto de una convencional se ve directamente reflejado en una mayor productividad debido a la reducción de costos y tiempos.

Por supuesto, que habrá algunos elementos que no deberían ser virtuales, como se dijo es básico tener una secretaria o recepcionista debidamente capacitada en los temas de la empresa que debe estar pendiente de satisfacer todas las consultas o quejas de los usuarios.

Una oficina virtual así tenga como centro de operaciones el hogar del emprendedor no significa que pueda dejar de lado las condiciones básicas que estén acorde con un negocio bien establecido. En ese sentido, la planificación, la responsabilidad, la organización y metas claras no deben faltar.

Obviamente, la necesidad o no de una oficina virtual depende de las características del negocio, por ello, se debe evaluar bien si vale la pena implementarlo.

Finalmente, el tener una oficina virtual tiene diversas ventajas más allá de las referidas al ahorro en pago de servicios o personal. Nos permite una flexibilidad en los horarios, tener más tiempo para ver a la familia y se puede evitar el estrés propio de los espacios laborales convencionales.



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